Как списать основные средства с баланса

Порядок списания основных средств содержится в утвержденных Министерством финансов методических рекомендациях. В небольших компаниях списание происходит быстрее, чем на крупных предприятиях. Объем процедур зависит от многих факторов: структуры и масштабов предприятия, причин списания активов и прочих нюансов. Комплект документов тоже может быть разным. Из нашего материала вы узнаете об основных документах и обязательных этапах процедуры, а также бухгалтерских проводках, сопровождающих списание активов.

Документальное оформление списания основных средств

Любое действие с имуществом компании подлежит документальному оформлению. Мы не вправе просто выкинуть или другим образом утилизировать актив, который не можем или не хотим использовать в деятельности.

Как списать основные средства с баланса? Кто должен начинать эту процедуру, а кто будет ее участником? Какие документы понадобится оформить для списания основных средств?

Процедура списания основных средств, включает в себя ряд шагов, на каждом из которых оформляются конкретные документы.

Шаг первый. Первоначальное информирование руководства

Тут сотрудник, которому поручено следить за сохранностью определенного актива, сообщает руководству, что основное средство пришло в негодность. При этом до руководства доводятся причины списания основных средств: актив устарел морально, истрепался физически, пришел в непригодность в следствии поломки и так далее.

Документ первого этапа — служебная записка.

Шаг второй. Организационный

Руководитель, заполучивший служебную записку, не имеет возможность исключительно на её основе дать бухгалтеру распоряжение о списании актива с учета. Первоначально необходимо объективно оценить состояние основного средства и извлечь обоснованные выводы о невозможности применить его в деятельности компании.

Документ второго шага — приказ о создании комиссии по составлении экспертизы для списания основных средств.

Шаг третий. Работа комиссии по списанию основных средств

На этом этапе объекты основных средств, подлежащие списанию, всесторонне обследует созданная в компании комиссия. Она не только изучает сам актив, но и исследует причины, по которым он пришел в неработоспособное состояние, выясняет виновных лиц, изучает техническую документацию, запрашивает экономическую и финансовую информацию об объекте, производит необходимые расчеты, выявляет условия эксплуатации основных средств и другие обстоятельства, позволяющие сделать обоснованные выводы о необходимости списания актива с балансового учета.

Документы третьего шага — дефектный акт, протокол заседания комиссии, заключение комиссии о списании (как отдельный документ или как раздел протокола, акта).

Если не организовать работу комиссии, возможны претензии со стороны налоговых органов. При списании основных средств с остаточной стоимостью отраженные в налоговом учете расходы могут быть признаны необоснованными.

Шаг четвертый. Распорядительный

После того как выводы комиссии попадают к руководителю компании и если он с ними согласен (считает выводы комиссии обоснованными), оформляется еще один приказ. В нем подробно расписывается последующая процедура списания с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения поручений руководства.

Правила списания основных средств описаны в Методических указаниях по бухучету основных средств. При необходимости эти рекомендации могут быть дополнены другими процедурами и документами исходя из специфики работы предприятия. Дополненный порядок следует зафиксировать в локальном акте (к примеру, в положении о списании основных средств предприятия или инструкции о порядке учета и списания активов).

Документ четвертого шага — приказ о списании основного средства.

Шаг пятый. Итоговый

Чтобы отразить списание основного средства в учете, необходим специальный документ, содержащий все необходимые сведения о списываемом объекте, в том числе его натуральные и стоимостные показатели. Он должен быть подписан ответственными лицами и утвержден руководителем. Этот документ в комплекте с иными бумагами, собранными и оформленными на предыдущих этапах, будет служить основанием для списания основного средства с баланса и признания соответствующей суммы расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Документ пятого шага — акт о списании основного средства.

Фактически документальное оформление списания на этом может не закончиться. Если списываемый объект подлежит разборке, годные детали и узлы нужно оприходовать на склад и отразить в учете. Для этого также должны быть оформлены соответствующие документы. Если объект утилизируется силами стороннего подрядчика, для обоснования расходов на утилизацию также потребуется отдельный документ — акт приема-сдачи выполненных работ.

Остановимся подробнее на оформлении отдельных документов по списанию основных средств, а также нюансах процедуры списания и особенностях их отражения в учете.

Основные средства могут быть списаны с учета по разным причинам: в связи с моральным или физическим износом, из-за возникновения неустранимых дефектов и др. Чтобы списать основное средство с учета, потребуется создать комиссию и оформить комплект подтверждающих документов, а также сделать записи на счетах бухучета.